Direct scannen in Word 2010

Microsoft heeft het scannen in Word 2010 niet meer als standaard optie opgenomen, hiervoor zou je de Micorosft Mediagallerie moeten gebruiken. Microsoft vind dat scannen en het werken in Word twee aparte taken zijn. Je wilt namelijk een goed beheer over je mediabestanden kunnen voeren en dat kan niet in Word.

Uiteraard zijn er mogelijkheden om dit wel weer in Word 2010 te kunnen doen, je moet hiervoor een Macro aanmaken om te scannen.

Je kunt het aanmaken van Macro’s doen in:

Maak de volgende Macro (Beeld > Macro’s > Macro’s weergeven > Macro’s in: Normal.dotm (algemeen sjabloon) > Typ ‘Scannen’ bij Macronaam: > Druk op “Maak” > Kopieer onderstaande code in de macro (verwijder alle automatisch toegevoegde tekst betreffende Scannen:

 Macro maken voor scannen

Klik op “Maken” en Visual basic for Applications wordt gestart. Hierin kopieer je de volgende code:

Sub Scannen()
  On Error Resume Next
  WordBasic.InsertImagerScan
End Sub

 Visual basic for Applications

 Macro detail 

Klik hierna op “Opslaan” en de macro wordt opgeslagen.

Om deze macro snel en eenvoudig terug te kunnen vinden kan je deze opnemen in het lint. Dit werkt als volgt:

Ga naar het het menu Bestand –> Opties –> Lint aanpassen >

 Lint aanpassen

Selecteer bij “Kies opdrachten uit:” Macro’s

 Kies Macro

de net gemaakte macro verschijnt hier in dit rijtje. Aan de andere kant maak je onder het tabblad “Invoegen” een nieuwe groep met de naam “Scannen”. Hierachter wordt automatisch (Aangepast) gezet. Klik op je macro en klik op de groep “Scannen” en klik daarna op toevoegen.

Als je dit hebt gedaan, dan klik je met de rechtermuisknop op de net toegevoegde Macro (rechterzijde van het scherm).

 Naam wijzigen en icoontje toevoegen

Hier kan je de naam en het icoontje wijzigen, klik op “OK” en je kunt vanaf nu scannen in Word 2010.

Berekenen velden in Access 2010

In Access 2010 kan je in de tabel een veld opnemen die wordt berekend uit twee andere velden in de tabel. Hiervoor moest je dit doen met een query op de tabel achteraf, een voorbeeld is het samenvoegen van bijvoorbeeld een voor- en een achter naam tot een veld. Dit is een handige functie in Access 2010, maar je moet er tegelijkertijd rekening mee houden dat de database dan niet meer te gebruiken is in ongeacht welke voorgaande versie van Access dan ook. Houd hier dus rekening mee wanneer je met Access 2010 aan de slag gaat en je klanten nog steeds Access 2007 gebruiken.

Snel cellen vullen met Excel 2010

Wanneer je snel een rij wilt vullen met getallen om bijvoorbeeld een berekening te maken of de tafel van negen zou willen tonen. Hiervoor zijn standaard knoppen in Excel 2010 en die wil ik vandaag gaan toelichten.

De knop “Fill”
In Excel kan je door een gevuld veld te kiezen en dan met de muis de lege velden daaronder te selecteren deze vullen met de waarde van de bovenste cel. Hiervoor kan je ctrl-d gebruiken of je gebruikt de knop “Fill”

Excel 2010 Fill Menu

En daarna kies je voor “Down”. Waarom een knop gebruiken als het ook met een sneltoets kan? De sneltoetsen zijn er maar voor twee richtingen, namelijk naar rechts (ctrl-r) en naar beneden (ctrl-d) voor de richtingen links en naar boven zijn geen sneltoetsen. Voorheen moest je dan gaan knippen en plakken en nu kan je dat met een simpele druk op de knop. Wat veel interessanter is in dit contect menu is de optie “Series” wanneer je net als hierboven een gevulde cel hebt gekozen en de lege cellen daaronder hebt geselecteerd, dan kan je deze cellen vullen met een oplopende waarde.

Meestal kies je voor waarde die steeds één hoger gaat, zoals je alle regels wilt nummeren bijvoorbeeld. Maar zoals ik in de inleiding hebt gezegd je kan ook de tafel van negen met een paar muisklikken in je excel sheet krijgen. De eerste cel bevat het getal negen en je hebt deze en nog negen andere cellen geselecteerd. Dan klik je op de knop “Fill” en kies je voor “Series…”

Excel 2010 Fill Series

Bij  ”Step value” typ je negen en iedere volgende cel wordt gevuld met een waarde die negen hoger is dan de voorgaande cel. Wanneer je voor “Growth” kiest in plaats van “Linear” dan wordt de vorige waarde met de “Step value” vermenigvuldigd. Dit werkt ook met data, zo kan je heel eenvoudig een schema maken waarbij je om de drie dagen een meeting plant en waarbij deze dagen niet op een zaterdag of zondag mogen vallen. Je begint met het invullen van de eerste datum, je selecteert het aantal achtereenvolgende dagen waarop je een meeting wilt plannen. Je gaat naar “Fill” en kiest voor “Series…” de tool heeft al herkent dat je met data werkt en heeft deze al gekozen, je hoeft alleen nog maar “Weekdays” te kiezen en 3 bij “Step value” in te voeren, daarna heb je data op een rij en kan je gaan plannen. Makkelijk toch.

Tekst samenvoegen, naar gelang er ruimte voor is.
In het context menu van de “Fill” knop staat nog een optie en dat is “Justify”, wat “Justify” doet is het samenvoegen van tekst naar gelang er ruimte is in de cellen. Stel je hebt 10 woorden onder elkaar staan en je maakt ruimte in de cellen voor vier woorden naast elkaar, je kiest de 10 cellen met woorden, gaat naar “Fill” en kiest “Justify” Excel 2010 zal nu de woorden met spaties samenvoegen, zodat alle cellen optimaal gevuld zijn. Handig wanneer je met de opmaak van je tekst aan het stoeien bent. Dit werkt overigens ook de andere kant op, wanneer je je cellen kleiner wilt maken en de tekst is daarvoor te lang, dan kies je wederom voor “Justify”. Mooie tool.

Veel succes.

Schedule view in Outlook 2010

Nieuw in Outlook 2010 is de “Schedule view” de agenda’s van teamleden worden nu horizontaal onder elkaar gezet en je hebt in een oogopslag een overzicht van waar iedereen mee bezig is en of er nog ruimte is voor een gezamelijke meeting.

Anderen toegang geven
Je kunt wanneer het in Active Directory niet is geregeld anderen toegang geven tot je agenda, wanneer je iemand toegang geeft kan deze persoon afhankelijk van de rechten die je hem of haar geeft agenda items maken, verplaatsten of verwijderen. De meest restrictieve toegang is list free/busy, hiermee kan een ander alleen maar kijken of je een gaatje hebt in je agenda. Ik zal nu de procedure beschrijven hoe je iemand anders toegang kan geven tot je agenda.

Hoe werkt het?
Ga in Outlook 2010 naar de agenda en klik met de rechtermuisknop op je eigen agenda en kies voor “Properties”.

Outlook 2010 Agenda

Of klik op de knop: Outlook 2010 Agenda Permissies

Nu zal het “Eigenschappenscherm” openen, kies hier voor het tabblad “Permissions”

Outlook 2010 Agenda Eigenschappen

Klik vervolgens op “Add”, je kunt nu zoeken op de naam van degene die je toegang wilt geven op je mailbox, als je deze hebt gevonden kan je deze toevoegen en vervolgens rechten toekennen.

Weergeven Schedule view
Wanneer je toegang hebt gekregen tot de mailbox van anderen kan je deze toevoegen aan je eigen agenda. Dit gaat als volgt. Klik met de rechtermuisknop op jouw agenda en klik op “Add calender” -> “From Adress Book”

Outlook 2010 Agenda Add Calendar

Nu wordt het “Zoek personen in Exchange Global AdressBook” geopend, hier kan je de personen die je wilt toevoegen zoeken en selecteren. Wanneer ze geselecteerd zijn klik je op “Add”, de agenda’s zijn nu gekoppeld. De agenda’s zullen als losse onderdelen onder je eigen agenda geplaatst worden en afhankelijk van het vinkje zijn ze al dan niet zichtbaar, je hebt nu wel toegang maar nog geen overzicht. Hiervoor druk je op de knop “Schedule view”

Outlook 2010 Agenda Schedule View

Je zult zien dat alle agenda’s nu onder elkaar worden weeregeven en in een oogopslag zie je wanneer je een meeting kan plannen.

Outlook 2010 Agenda In Actie

veel succes!